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4 de marzo de 2016

Las 5 fases de GTD


GTD  está organizado entorno a 5 fases: recopilar / procesar / organizar / evaluar / hacer. Estas fases tienen como objetivo volcar todas nuestros recordatorios en una memoria externa. Ello redundará en que nuestra cabeza minimizará las preocupaciones o el stress sobre el recordatorio de las mismas. Asimismo esto implicará que las interrupciones debidas a recordatorios recurrentes de nuestra memoria (Uy!!! casi se me olvida que...)  también se vean reducidas, con lo que ello implica en el aumento de la productividad.

A continuación se explican en mayor detalle cada una de estas fases.


1.   Capturar 
El objetivo principal de la fase de captura consiste en “extraer” de la mente todas las ideas que surjan y almacenarlas –sin pensar ni tomar decisiones acerca de ellas- en unos contenedores denominados bandejas de entrada.

Estas bandejas de entrada, una vez gestionadas convenientemente posibilitarán que el sistema de GTD contenga todo aquello por lo que debamos preocuparnos en un futuro a corto/medio/largo plazo

Contenedores entrada típicos son el correo electrónico, lista de llamadas perdidas, recordatorios, buzones…

2.   Procesar

En el procesado se vacían las bandejas de entrada, de tal manera que se transforma su contenido (conceptos/cosas con más o menos grado de abstracción) en conceptos con significado para nosotros y con la información necesaria para ayudar en el proceso de toma de decisiones.

El significado de las capturas almacenadas en las bandejas de entrada, se adquiere como respuesta a una serie de preguntas como ¿Requiere acción? ¿Se puede delegar? ¿Necesitará revisión? ¿tiene fecha objetiva?... que  permiten trasladar cada una de las capturas, ya transformadas, a alguno de los contenidos definidos en GTD (ver Figura 2).

En cada procesado se deben vaciar las bandejas de entrada, con lo que el orden en el que se hace debería ser irrelevante. Por lo tanto debería comenzarse por el primero de los elementos e ir avanzando uno a uno. Otra regla de GTD derivada de este hecho es que “lo que sale de la bandeja, no vuelve a la bandeja” para evitar posponer el procesado de las entradas más complejas o costosas.

Como resultado de este proceso puede tomarse únicamente alguna de las siguientes decisiones:

1.       Eliminar
Si el concepto capturado ni requiere hacer ninguna acción sobre él ni puede servir en el futuro. 

2.       Archivar
Si el concepto capturado no requiere acción ni será necesario revisarlo más adelante para determinar si requiere acción o no, pero puede ser necesario acceder a él en el futuro (e.g. se trata de una garantía o un manual de usuario)

3.       Incubar
El concepto puede servir, es accionable (requiere acción) y necesita revisarse en un futuro más o menos cercano para decidir qué hacer con él.


4.       Delegar
El concepto es accionable y, además, se puede transferir a otra persona la responsabilidad sobre su realización.

5.       Hacer
Si la realización del asunto capturado lleva menos tiempo que el procesado del mismo, debería realizarse inmediatamente. En GTD esto se conoce como la regla de los dos minutos.

6.       Aplazar

Por último, el diagrama de flujo de GTD indica que aquellas cosas que requieren acción, que no pueden ser delegadas ni requieren ser realizadas de forma inmediata, es decir, carecen de fecha límite y no sólo pueden hacerse a partir de una fecha determinada, deben ser aplazadas. Este aplazamiento no es indefinido, sino únicamente hasta que el procesado de la bandeja de entrada finalice y pueda comenzarse a seleccionar las siguientes acciones que están pendientes de realización.


El hecho de que un concepto de la bandeja de entrada no sea eliminado y pase al sistema GTD implica un compromiso de realización del mismo en cuanto las circunstancias lo permitan.

3.   Organizar

El tercero de los pasos consiste en organizar los conceptos ya procesados en alguno de los contenedores definidos dentro de la metodología GTD. Este paso, aunque suele definirse de forma aislada, suele realizarse de forma conjunta y paralela con el de procesado de las bandejas de entrada. La realización del procesado de las bandejas de entrada y la organización de los elementos obtenidos constituyen realmente la definición del trabajo a realizar.

El proceso de organizar tiene como finalidad ubicar las cosas que se han procesado en el lugar adecuado, para poder acceder posteriormente a ella de forma rápida y sencilla.

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El diagrama de flujo de la Figura recoge también los diferentes contenedores existentes dentro de GTD: Agenda, Archivo de Seguimiento, Lista en Espera, Lista Algún Día / Tal Vez (con la sublista Esta Semana No) y lista de próximas acciones.

Estos contenedores permitirán organizar en lugares separados aquellas capturas que no requieren acción, de aquellas que no requieren decisión, por estar sujeta a una fecha objetiva, y de aquellas que sí requieren decisión.

Además, marcarán el flujo de trabajo a la hora de escoger la próxima acción a realizar. Por una parte, aquellas acciones con fecha objetiva, que estarán registradas en la Agenda o en Archivo de Seguimiento, tendrán siempre prioridad sobre cualquier otra acción registrada en el sistema GTD. Por otra parte la Lista de Siguientes acciones se dividirá en una serie de contenedores que, indicando requisitos mínimos para posibilitar la realización de una tarea  (lugares, recursos o personas), facilitará la elección de una tarea u otra.
  
Si la tarea obtenida tras el procesado de uno de los conceptos de la bandeja de entrada tiene una fecha objetiva de realización, deberá ubicarse en la Agenda o en el Archivo de Seguimiento. En el caso de la Agenda, ubicará acciones que tienen que realizarse antes de una fecha límite objetiva, por ejemplo, la fecha límite de presentación de un informe, o que deben realizarse en un momento concreto, por ejemplo, la asistencia a una reunión. En el caso del  Archivo de Seguimiento, ubicará acciones que únicamente podrán realizarse a partir de una fecha determinada.

Si en la fase de procesado se ha decidido delegar una tarea, ésta se ubicará en una Lista “A la Espera”, junto con la referencia del responsable de su realización y, de ser el caso, la fecha objetiva en la que se deberían de obtener los resultados de esa tarea.

Si una tarea no es urgente, pero tiene interés en realizarse a medio/largo plazo, se podrá incubar, ubicándola en la lista Algún Día Tal Vez (ADTV). Esta lista deberá revisarse periódicamente para saber si alguna de esas tareas puede comenzar ya a revisarse. Por eso es común la división de esta Lista ADTV en dos sublistas, una lista ADTV para tareas sin prioridad o a largo plazo y una lista Esta Semana No para tareas que se deben realizar a corto plazo pero que no pueden abordarse hasta la siguiente revisión semanal.

Por último, si una tarea no tiene fecha objetiva de realización pero el nivel de compromiso es suficientemente elevado como para querer abordarla a corto plazo, pasará a formar parte de la lista de Próximas Acciones.

Esta lista de próximas acciones será realmente un conjunto de listas, entre las que se dividirán las tareas en base al contexto necesario para su realización. Es decir, en base a las herramientas, situaciones, personas y/o lugares requeridos de forma obligatoria para poder realizar una acción. El análisis de estos contextos será el que permita escoger entre una tarea a la hora de abordar su realización.

 

4.   Evaluar

Una vez almacenadas las capturas en el sistema es hora de sacar provecho de él, siempre teniendo en cuenta que no debe descuidarse su fiabilidad.

La revisión es el aspecto clave para lograr estos dos puntos. Para ello GTD define 3 niveles diferentes de revisión, de las cuales las 2 primeras pueden considerarse como las más habituales:
1.       Revisión operativa o diaria:
Implica una revisión de las próximas tareas para decidir qué es lo siguiente que se debe hacer. El análisis se debería restringir únicamente a los contextos para los que se cumplen las condiciones adecuadas en cada caso (e.g. tener acceso al correo electrónico).
Será la revisión más habitual dentro de GTD y puede verse como la respuesta a la pregunta “¿Qué hago ahora?”.

2.       Revisión de control o semanal:
Se trata de una revisión operativa extendida que implica una revisión en profundidad del sistema con el objetivo de garantizar su fiabilidad. Se han de revisar los proyectos activos para ver que avanzan adecuadamente, los incubados para ver si ha llegado la hora de comenzar con ellos, la lista En Espera para ver si es necesario programar algún recordatorio, la Agenda para programar tareas ante eventos futuros, etc. Una vez finalizada la revisión semanal el sistema GTD debería ser una copia fiel del estado de nuestras responsabilidades adquiridas a corto, medio y largo plazo.

3.       Revisión estratégica o de perspectivas:
GTD define 6 niveles de perspectiva, estando las acciones y los proyectos en los niveles más bajos. Las revisiones anteriores hacen referencia precisamente a acciones y proyectos, pero también deben revisarse, aunque con una menor periodicidad, los objetivos se buscan como resultado de los proyectos realizados o las áreas de responsabilidad a las que se asigna cada tarea.
    

5.   Hacer

Llegados a ese punto, sólo falta realizar el trabajo. La organización y estructuración previa de las tareas servirá en este momento para poder identificar de forma óptima las siguientes tareas a realizar. Será el sistema GTD el que guíe este proceso, descargando de responsabilidad, y por lo tanto de carga de stress, a la memoria.

En función de los recursos, herramientas… que tenga a mano en un momento determinado, los contextos previamente asociados a cada tarea indicarán claramente qué acciones puedo llevar a cabo y cuáles no. Por ejemplo, no tiene sentido preocuparse por enviar un correo electrónico si no tengo acceso a internet en ese instante.

Además de tener acceso a las herramientas necesarias, estar en el lugar adecuado o estar con la persona indicada hay otros aspectos relevantes a la hora de determinar que tarea realizar. En este sentido es de utilidad la definición de subcontextos para facilitar la elección de la siguiente tarea. En concreto los subcontextos de Tiempo Disponible y Energía. Por ejemplo, si sólo se dispone de 15 minutos antes de la próxima reunión no tiene sentido comenzar una tarea que estimamos se demore media hora. Igualmente es interesante conocer el nivel de concentración necesario a la hora de escoger una tarea, puesto que no se tiene la misma capacidad de concentración o energía a primera hora de la mañana que a última de la tarde para abordar una tarea importante.

Estos subcontextos deberían de asociarse a las tareas en las fases de procesado y/o organización de los conceptos almacenados en las bandejas de entrada.

El último criterio de elección de tareas definido por GTD es la Prioridad de la misma, principalmente porque las prioridades habitualmente no se deciden de forma personal sino que vienen impuestas.

Por lo tanto, a modo de resumen, para decidir qué tarea debería realizarse a continuación, debería de seguirse una escala de elección como la siguiente, siempre teniendo en cuenta que debería comenzarse a analizar las tareas que tienen fecha/hora objetiva de realización límite, y que estarían por lo tanto agendadas:
1.       Contexto
2.       Tiempo Disponible
3.       Energía
4.       Prioridad


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