Los contenedores de GTD

En la anterior entrada sobre GTD se mostraba cómo, fruto de las etapas de procesado y organización, se estructuraban los conceptos capturados en una serie de contenedores.

A continuación se describen con un poco más de detalle esos contenedores y la naturaleza de las acciones que contienen.

Bandeja de entrada

Punto de entrada al sistema. Lugar en el que se almacenan las capturas hasta su procesado: correo electrónico; buzón; lista llamadas perdidas…

Estas bandejas de entrada, una vez gestionadas convenientemente posibilitarán que el sistema de GTD contenga todo aquello por lo que debamos preocuparnos en un futuro a corto/medio/largo plazo

Organización de capturas que NO requieren ACCIÓN

Papelera

Lugar al que van aquellas capturas que ni se pueden procesar ni van a ser de utilidad en el futuro

Archivo

Lugar al que van aquellas capturas que ni se pueden procesar pero sí hay que almacenar porque pueden ser de utilidad en el futuro (e.g. garantías, facturas…)

El archivo no se revisa salvo que surjan determinadas circunstancias (e.g. se estropea un electrodoméstico y se necesita la garantía) con lo que su contenido no dará lugar a nuevas tareas. 

Lista de proyectos

Lista que almacena los resultados que se desean conseguir. En GTD un proyecto no se realiza, sino que se trata de un objetivo que se desea alcanzar y para lo que hay que realizar una serie de acciones previas. Cada proyecto tendrá asociadas por lo tanto 2 o más acciones y puede tener asociada una carpeta temporal de material de apoyo, en la que se guarda toda la información requerida para su realización.

SomeTime  /  Algún Día Tal Vez (ADTV)

Recoge aquellas tareas que están Incubadas. Es decir, que no requieren acción en este momento concreto (por falta de tiempo, se necesita información adicional,…) pero que deberán ser revisadas periódicamente para determinar si se activan o no.

Algunos autores proponen la idea de subdividir la carpeta en subcontenedores en función de la frecuencia de revisión que requiera cada uno (EstaSemanaNo, PelículasPendientes…)

Organización de tareas que NO requieren Decisión

A la espera

Recoge la lista de tareas cuyo resultado nos atañe, por lo que no podemos despreocuparnos de él, pero la responsabilidad de su ejecución depende de otra persona.

Calendario / Agenda

Lista de próximas acciones que deben hacerse en una fecha o antes de una fecha concreta (existe una fecha objetiva de realización)

Cualquier acción del Calendario/Agenda tendrá prioridad frente a cualquier otra próxima acción. 

Archivo de Seguimiento

Lista de acciones que no pueden realizarse hasta que no llegue una fecha concreta o se produzca un evento previo.

Organización de tareas que SI requieren DECISIÓN

Lista de próximas acciones

Es una lista que no existe como tal en GTD, pero sería el lugar a donde deberían ir a parar los recordatorios de todas las próximas acciones que deben hacerse lo antes posible pero que no tienen fecha límite objetiva.

Para que la revisión de la lista de próximas acciones sea factible y pueda seleccionarse de forma sencilla la siguiente acción a realizar, GTD propone su división en una serie de secciones denominadas contextos.

Contextos

Son los criterios objetivos que deben emplearse para la elección de una próxima acción. Son siempre respuestas a la pregunta «¿qué necesito para poder hacer esto?» Serán por lo tanto herramientas, circunstancias, lugares o personas que se necesitan para poder realizar una tarea.

Un subcontexto especial es el de Nivel de Energía, que permite escoger las tareas en función del nivel de atención/concentración… que pueda alcanzarse en el momento de comenzar la tarea; o el subcontexto de Tiempo, que permitirá discriminar entre las tareas disponibles en función del tiempo del que se disponga.