En la anterior entrada sobre GTD se mostraba cómo, fruto de las etapas de procesado y organización, se estructuraban los conceptos capturados en una serie de contenedores.
A continuación se describen con un poco más de detalle esos contenedores y la naturaleza de las acciones que contienen.
Bandeja de entrada
Punto de entrada al sistema. Lugar en
el que se almacenan las capturas hasta su procesado: correo electrónico; buzón;
lista llamadas perdidas…
Estas bandejas de entrada, una vez gestionadas
convenientemente posibilitarán que el sistema de GTD contenga todo aquello por
lo que debamos preocuparnos en un futuro a corto/medio/largo plazo
Organización de capturas que NO requieren ACCIÓN
Papelera
Lugar al que van aquellas capturas
que ni se pueden procesar ni van a ser de utilidad en el futuro
Archivo
Lugar al que van aquellas capturas
que ni se pueden procesar pero sí hay que almacenar porque pueden ser de
utilidad en el futuro (e.g. garantías, facturas…)
El archivo no se revisa salvo que
surjan determinadas circunstancias (e.g. se estropea un electrodoméstico y se
necesita la garantía) con lo que su contenido no dará lugar a nuevas tareas.
Lista de
proyectos
Lista que almacena los resultados que
se desean conseguir. En GTD un proyecto no se realiza, sino que se trata de un
objetivo que se desea alcanzar y para lo que hay que realizar una serie de
acciones previas. Cada proyecto tendrá asociadas por lo tanto 2 o más acciones
y puede tener asociada una carpeta temporal de material de apoyo, en la que se
guarda toda la información requerida para su realización.
SomeTime / Algún Día Tal Vez (ADTV)
Recoge aquellas tareas que están
Incubadas. Es decir, que no requieren acción en este momento concreto (por
falta de tiempo, se necesita información adicional,…) pero que deberán ser revisadas periódicamente
para determinar si se activan o no.
Algunos autores proponen la idea de subdividir la carpeta en
subcontenedores en función de la frecuencia de revisión que requiera cada uno
(EstaSemanaNo, PelículasPendientes…)
Organización de tareas
que NO requieren Decisión
A la espera
Recoge la lista de tareas cuyo
resultado nos atañe, por lo que no podemos despreocuparnos de él, pero la
responsabilidad de su ejecución depende de otra persona.
Calendario /
Agenda
Lista de próximas acciones que deben
hacerse en una fecha o antes de una fecha concreta (existe una fecha objetiva
de realización)
Cualquier acción del
Calendario/Agenda tendrá prioridad frente a cualquier otra próxima acción.
Archivo de
Seguimiento
Lista de acciones que no pueden
realizarse hasta que no llegue una fecha concreta o se produzca un evento
previo.
Organización de tareas
que SI requieren DECISIÓN
Lista de próximas
acciones
Es una lista que no existe como tal
en GTD, pero sería el lugar a donde deberían ir a parar los recordatorios de
todas las próximas acciones que deben hacerse lo antes posible pero que no
tienen fecha límite objetiva.
Para que la revisión de la lista de
próximas acciones sea factible y pueda seleccionarse de forma sencilla la
siguiente acción a realizar, GTD propone su división en una serie de secciones
denominadas contextos.
Contextos
Son los criterios objetivos que deben
emplearse para la elección de una próxima acción. Son siempre respuestas a la
pregunta «¿qué necesito para poder hacer esto?» Serán por lo tanto herramientas, circunstancias, lugares o personas que
se necesitan para poder realizar una tarea.
Un subcontexto especial es el de
Nivel de Energía, que permite escoger las tareas en función del nivel de
atención/concentración… que pueda alcanzarse en el momento de comenzar la
tarea; o el subcontexto de Tiempo, que permitirá discriminar entre las tareas disponibles en función del tiempo del que se disponga.
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