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3 de marzo de 2017

Reflexiones sobre la implantación de GTD


Poco a poco, día a día... resulta que ya ha pasado 1 año que me decidí a implantar GTD como metodología para la mejora de la productividad personal.

¿Por qué me ha dado por ahí? Pues ha raíz de un curso de Alejandro Vázquez (https://productividadengtd.com/) sobre el tema, que me dejó con el interés y la intriga suficientes como para probar.

Y... ¿Qué era esto de GTD? Pues básicamente un método de organización, basado en el libro de David Allen (Getting Things Done) que se basa en liberar a la memoria del peso de recordar las actividades pendientes, encargándoselo a un sistema específico, para dejar de esta manera más energía disponible para la realización de dichas tareas (ver más en la entrada Comenzando con GTD)

¿Cómo ha ido? A grandes rasgos, los resultados obtenidos tras esta implantación se podrían clasificar como buenos o muy buenos. 

Y después de este año... ¿Cuáles son los puntos a favor de GTD? Muchos. Pero para mí el más importante ha sido la tranquilidad en confiar que nada importante se te olvidará, pues estará apuntado en el sistema y contará con los recordatorios adecuados. Evidentemente esto exige la implantación del hábito de captura. Si sólo capturas lo que a priori consideras relevante, nunca tendrás la certeza al 100% de si algo que te viene a la cabeza en un momento dado está bajo control o no. Esta inseguridad hará que sea necesario revisar el sistema completo para comprobarlo, lo que reducirá la eficiencia y aumentará el stress ante la incertidumbre de si existen o no más olvidos. Por lo tanto, la captura debería ser el primer hábito a establecer. Siendo quizá el más sencillo, a la larga puede convertirse en el más importante. Posteriormente, estas capturas se pasarán al sistema GTD en base a un flujo perfectamente establecido que puede considerarse más o menos complejo pero que deja lugar a poca interpretación.

Este hábito de captura, junto con una correcta actualización de las tareas realizadas, permitirá además llevar a cabo una completa auditoría del trabajo realizado. No tanto con una actitud inquisitorial, sino para poder ver qué proyectos tenían una duración subestimada, qué tipo de tareas son las que más frecuentemente se llevan a cabo, etc. De todos estos datos se puede extraer información muy útil.

Otro gran punto en la implantación de un sistema de productividad es que permite discriminar entre tareas, separando de forma sencilla aquellas tareas que permiten avanzar en los objetivos planteados de aquellas que simplemente son rutinarias y normalmente repetitivas y que, aunque sean de obligado cumplimiento, aportan poco o nada a la consecución de los objetivos o a la mejora de la autoestima. En mi caso, me ha resultado especialmente útil la técnica empleada por Carl Pullein de definir un contenedor de rutinas para ubicar en el aquellas tareas diarias, semanales, mensuales o anuales que no se desean tener permanentemente a la vista. Esta técnica, junto a otras muchas de interés, en especial relativas a la herramienta Todoist, pueden consultarse en su serie de vídeo-tutoriales relativos a Todoist.

Otro punto a favor de GTD es que minimiza las tentaciones de procastinar. Está claro que siempre es uno mismo quien decide lo que hacer en cada momento; y que la procastinación puede ser una opción tentadora ;) pero, sabiendo la cantidad de cosas pendientes de cerrar, esta tentación se minimiza considerablemente. En mi caso, en estos momentos de tentación... tiro de filtros del sistema GTD y me encargo de alguna tarea que requiera poca capacidad de concentración (en mi sistema GTD la etiqueta @PocaEnergia) o que consista en buscar algún tipo de información (@revisar o @navegar).

¿Dónde saber más sobre GTD? En este aspecto, también es destable la gran cantidad de recursos de calidad en castellano a cerca de la filosfía y la implantación de GTD. Por destacar dos: el blog de Jerónimo Sánchez o El Canasto, de Jeroen Sangers.

¿Puntos en contra? Pues también hay alguno.