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3 de marzo de 2017

Reflexiones sobre la implantación de GTD


Poco a poco, día a día... resulta que ya ha pasado 1 año que me decidí a implantar GTD como metodología para la mejora de la productividad personal.

¿Por qué me ha dado por ahí? Pues ha raíz de un curso de Alejandro Vázquez (https://productividadengtd.com/) sobre el tema, que me dejó con el interés y la intriga suficientes como para probar.

Y... ¿Qué era esto de GTD? Pues básicamente un método de organización, basado en el libro de David Allen (Getting Things Done) que se basa en liberar a la memoria del peso de recordar las actividades pendientes, encargándoselo a un sistema específico, para dejar de esta manera más energía disponible para la realización de dichas tareas (ver más en la entrada Comenzando con GTD)

¿Cómo ha ido? A grandes rasgos, los resultados obtenidos tras esta implantación se podrían clasificar como buenos o muy buenos. 

Y después de este año... ¿Cuáles son los puntos a favor de GTD? Muchos. Pero para mí el más importante ha sido la tranquilidad en confiar que nada importante se te olvidará, pues estará apuntado en el sistema y contará con los recordatorios adecuados. Evidentemente esto exige la implantación del hábito de captura. Si sólo capturas lo que a priori consideras relevante, nunca tendrás la certeza al 100% de si algo que te viene a la cabeza en un momento dado está bajo control o no. Esta inseguridad hará que sea necesario revisar el sistema completo para comprobarlo, lo que reducirá la eficiencia y aumentará el stress ante la incertidumbre de si existen o no más olvidos. Por lo tanto, la captura debería ser el primer hábito a establecer. Siendo quizá el más sencillo, a la larga puede convertirse en el más importante. Posteriormente, estas capturas se pasarán al sistema GTD en base a un flujo perfectamente establecido que puede considerarse más o menos complejo pero que deja lugar a poca interpretación.

Este hábito de captura, junto con una correcta actualización de las tareas realizadas, permitirá además llevar a cabo una completa auditoría del trabajo realizado. No tanto con una actitud inquisitorial, sino para poder ver qué proyectos tenían una duración subestimada, qué tipo de tareas son las que más frecuentemente se llevan a cabo, etc. De todos estos datos se puede extraer información muy útil.

Otro gran punto en la implantación de un sistema de productividad es que permite discriminar entre tareas, separando de forma sencilla aquellas tareas que permiten avanzar en los objetivos planteados de aquellas que simplemente son rutinarias y normalmente repetitivas y que, aunque sean de obligado cumplimiento, aportan poco o nada a la consecución de los objetivos o a la mejora de la autoestima. En mi caso, me ha resultado especialmente útil la técnica empleada por Carl Pullein de definir un contenedor de rutinas para ubicar en el aquellas tareas diarias, semanales, mensuales o anuales que no se desean tener permanentemente a la vista. Esta técnica, junto a otras muchas de interés, en especial relativas a la herramienta Todoist, pueden consultarse en su serie de vídeo-tutoriales relativos a Todoist.

Otro punto a favor de GTD es que minimiza las tentaciones de procastinar. Está claro que siempre es uno mismo quien decide lo que hacer en cada momento; y que la procastinación puede ser una opción tentadora ;) pero, sabiendo la cantidad de cosas pendientes de cerrar, esta tentación se minimiza considerablemente. En mi caso, en estos momentos de tentación... tiro de filtros del sistema GTD y me encargo de alguna tarea que requiera poca capacidad de concentración (en mi sistema GTD la etiqueta @PocaEnergia) o que consista en buscar algún tipo de información (@revisar o @navegar).

¿Dónde saber más sobre GTD? En este aspecto, también es destable la gran cantidad de recursos de calidad en castellano a cerca de la filosfía y la implantación de GTD. Por destacar dos: el blog de Jerónimo Sánchez o El Canasto, de Jeroen Sangers.

¿Puntos en contra? Pues también hay alguno.


Personalmente, me ha chocado la radicalización de algunos autores sobre alguna postura o la intransigencia a la hora de abordar ciertas aproximaciones que no aparecen directamente definidas en el libro "Getting Things Done" de David Allen. Un ejemplo concreto es el de las TMI o Tareas Más Importantes que, a grandes rasgos consisten en identificar una serie de tareas (no más de 3-4) con las que se desea empezar a trabajar el día siguiente. Hay opiniones claramente en contra de su efectividad (Porqué es malo planificar, para dummies; Las TMI limitan tu efectividad) que se basan principalmente en criminalizar su uso debido a que son precisamente una planificación (aunque a corto plazo) y la planificación es enemiga de la productividad debido a que planificar consiste en tomar decisiones en base a condicionantes sobre los que no tenemos control. Sin embargo, considero que aún así pueden aportar cosas positivas... a mí personalmente me sirven para forzarme a realizar algo que de otra manera me podría ver tentado a posponer o bien para bloquear tiempo para una tarea concreta (a modo de TimeBoxing dirigido a una tarea concreta). Aún considerando que no deben ser un hábito, si pueden aportar en determinados momentos cosas positivas. ¿Qué ocurre si al llegar a trabajar un día hay un comité de crisis o simplemente no hay conexión a Internet y no es posible comenzar a trabajar con las TMI? En mi caso concreto, nada. Las TMI deberían ser una tentativa de acciones importantes para realizar ese día (o cuanto antes)... no una obligación. Y si no se realizan hoy, quedan marcadas como importantes en el sistema. Una opinión similar a la encontrada en el blog Du Tudú: GTD y productividad personal, de Daniel Aguayo.

Esta misma radicalización se aprecia en estos autores sobre otros aspectos, dando una impresión de infalibilidad a la teoría de Allen o dejando de lado cualquier atisbo de posible crítica a la misma. Vale que cuando uno empieza no es el más indicado para plantear modificaciones. Y que de plantearlas posiblemente acaben empeorando el sistema original. Vale que el sistema tal cual se plantea posiblemente sea válido sin ninguna modificación en la mayoría de los escenarios. Pero de ahí a prácticamente demonizar cualquier cambio sobre la propuesta de David Allen creo que hay demasiado trecho y poca capacidad de crítica constructiva.

Otro punto débil, en este caso más propio de mi implantación particular, es el almacenamiento de material de referencia. Se debería centralizar en un único punto toda la información relativa a los proyectos en curso, material que desea archivarse porque pueda ser de interés en el futuro, etc. Sin embargo, yo uso múltiples sistemas (DropBox, GDrive, QSync, Pocket o Evernote por citar los más conocidos) porque para ciertas cosas prefiero las ventajas de unos o de otros. Soy consciente que en este punto, la implantación del sistema tiene que evolucionar, pero de momento estoy sacando provecho de herramientas tipo IFTTT (If This Then That) para automatizar el almacenamiento de capturas desde twitter,  youtube, pocket, etc... en diferentes listas del sistema GTD.

Seguiremos informando...


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